Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 7 septembre 2026
1. Qui est responsable de vos données
La présente politique décrit la manière dont la société KWAYET traite les données à caractère personnel dans le cadre de l’exploitation du site kwayet.com et de ses services de gestion externalisée de la paie.
KWAYET, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) – à capital variable Capital social : 1 000 euros – Siège social : 229 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France – RCS : Paris 852 226 497 — SIRET : 852 226 497 00026 – N° TVA intracommunautaire : FR63852226497
Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits : rgpd@kwayet.com.
2. Deux rôles distincts, deux documents
Kwayet intervient dans deux rôles juridiques différents, régis par deux documents différents.
Kwayet est responsable de traitement pour les données des visiteurs du site, des prospects et des clients eux-mêmes : identité et coordonnées du dirigeant ou du contact, données de l’entreprise cliente (dénomination, SIRET, effectif, formule choisie), identifiants de compte, données de facturation, données techniques de navigation. Ces traitements sont décrits dans la présente politique.
Kwayet est sous-traitant de ses clients pour les données des salariés de ces clients : bulletins de paie, contrats de travail, variables de paie, déclarations sociales. Ces traitements sont réalisés sur instruction du client employeur, qui en demeure responsable. Ils sont régis par l’article 8 des Conditions générales d’utilisation et de vente, qui constitue l’accord de sous-traitance prévu par l’article 28 du RGPD.
Si vous êtes salarié d’une entreprise cliente de Kwayet et souhaitez exercer vos droits sur vos données de paie, adressez-vous en premier lieu à votre employeur, responsable du traitement. Kwayet l’assiste dans le traitement de votre demande.
3. Les données que nous collectons
Lors d’une demande de contact : identité, adresse e-mail, entreprise, et le contenu de votre message, transmis via les formulaires du site.
Lors de la création d’un compte et de la souscription : identité du représentant, coordonnées professionnelles, données de l’entreprise (dénomination, SIRET, effectif), identifiants de connexion, formule souscrite. Est également demandé le recto d’une pièce d’identité du représentant légal (carte d’identité, passeport ou titre de séjour), afin de vérifier que la demande émane bien du représentant de l’organisation et de protéger celle-ci contre les demandes frauduleuses. Cette pièce sert uniquement à ce contrôle, n’est jamais transmise à des tiers, et est supprimée au plus tard 30 jours après la décision sur la demande d’inscription.
Lors du paramétrage du dossier de paie : les coordonnées bancaires de l’entreprise cliente (RIB du compte servant au virement des salaires et, le cas échéant, à la subrogation), communiquées par le client.
Dans l’espace membre : les données et documents que vous déposez ou consultez dans le cadre du service, ainsi que les données de gestion de votre abonnement.
Lors de la signature électronique de documents : identité et adresse e-mail du signataire, adresse IP, horodatage des actions de signature, et le certificat de preuve établi à l’issue de la signature. Ce certificat garantit l’intégrité et la force probante du document signé.
Lors du paiement de l’abonnement : les données nécessaires à la mise en place du mandat de prélèvement SEPA sont collectées par notre prestataire de paiement (voir section 5). Kwayet ne stocke aucune donnée bancaire au titre du paiement de l’abonnement ; les coordonnées bancaires de l’entreprise cliente évoquées ci-dessus ne servent qu’au dossier de paie.
Données techniques : journaux de connexion (adresse IP, horodatage, pages consultées), collectés pour la sécurité et le bon fonctionnement du site.
Aucune donnée n’est collectée à votre insu par des contenus tiers intégrés au site.
4. Pourquoi nous traitons ces données, et sur quel fondement
| Finalité | Base légale (article 6 du RGPD) |
|---|---|
| Répondre aux demandes de contact | Mesures précontractuelles (6.1.b) |
| Créer et gérer le compte, fournir le service et l’espace membre | Exécution du contrat (6.1.b) |
| Vérifier l’identité du représentant légal lors de la demande d’inscription | Intérêt légitime : prévention de la fraude et protection de nos clients (6.1.f) |
| Paramétrer le dossier de paie (dont les coordonnées bancaires de l’entreprise) | Exécution du contrat (6.1.b) |
| Encaisser les paiements par prélèvement SEPA | Exécution du contrat (6.1.b) |
| Faire signer électroniquement les documents contractuels et en conserver la preuve | Exécution du contrat (6.1.b) et intérêt légitime à la constitution de preuve (6.1.f) |
| Facturer et tenir la comptabilité | Obligation légale (6.1.c) |
| Assurer la sécurité du site et des services (journaux techniques) | Intérêt légitime (6.1.f) |
| Prospection auprès de professionnels | Intérêt légitime (6.1.f), avec droit d’opposition à tout moment ; consentement lorsque la loi l’exige selon le canal utilisé |
Kwayet ne prend aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, ne vend pas vos données et ne les transmet à aucun tiers à des fins publicitaires.
5. Qui accède à vos données
Accèdent à vos données, dans la limite de leurs attributions : le personnel habilité de Kwayet, et les prestataires suivants.
Sous-traitants au sens du RGPD (ils traitent pour le compte de Kwayet, sur ses instructions) :
- Hébergement du site : Hostinger International Ltd, société établie à Chypre (Union européenne), également identifiée dans nos mentions légales.
- Signature électronique : Syncfusion, Inc. (service BoldSign), société établie aux États-Unis. Les documents sont hébergés sur son instance de traitement européenne (voir section 6).
- Stockage et échange sécurisé de documents : Google Ireland Limited (Google Drive, dans le cadre d’un abonnement professionnel Google Workspace), société établie en Irlande.
- Production de la paie : Silae SAS, société française (outil MY SILAE), également désignée dans nos CGU-CGV. Ses données sont hébergées en France.
- Autres prestataires techniques strictement nécessaires au service (maintenance, outils d’exploitation), par catégories. La liste nominative complète et à jour des sous-traitants est communiquée à nos clients dans le cadre contractuel, et à toute personne concernée sur demande à rgpd@kwayet.com.
Destinataires agissant sous leur propre responsabilité :
- GoCardless SAS, établissement de paiement agréé par l’ACPR, qui traite les données liées aux prélèvements SEPA en qualité de responsable de traitement, sous ses propres obligations réglementaires. Sa politique de confidentialité est consultable sur gocardless.com/fr-fr/privacy/.
- Les administrations et organismes publics, lorsque la loi l’impose.
6. Transferts de données hors de l’Union européenne
Certains prestataires peuvent conduire à un transfert de données hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues au chapitre V du RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Le site kwayet.com lui-même est hébergé sur un serveur situé en France, et ses sauvegardes dans l’Union européenne : l’hébergement du site ne donne lieu à aucun transfert hors UE.
- Syncfusion, Inc. (BoldSign) est établie aux États-Unis. Les documents signés sont hébergés sur son instance européenne, mais certains de ses propres sous-traitants sont situés hors de l’Union ; des transferts sont donc possibles à ce titre. La liste à jour de ses sous-traitants est publiée par Syncfusion sur son site.
- Google Ireland Limited est établie dans l’Union. Le traitement est régi par le Cloud Data Processing Addendum de Google, qui intègre les clauses contractuelles types ; des transferts vers des entités du groupe Google ou des sous-traitants ultérieurs situés hors de l’Union restent possibles à ce titre.
- GoCardless SAS exécute ses principales opérations de traitement des paiements européens sur des serveurs situés dans l’Espace économique européen ; certains de ses prestataires peuvent toutefois être situés hors de l’EEE, comme l’indique sa documentation publique.
Pour toute information complémentaire sur ces garanties : rgpd@kwayet.com.
7. Combien de temps nous conservons vos données
| Catégorie | Conservation en base active | Archivage à accès restreint |
|---|---|---|
| Compte utilisateur, identifiants, contenu de l’espace membre et données du dossier client (dont coordonnées bancaires de l’entreprise) | Durée de l’abonnement | Aucun : suppression sous 30 jours après la résiliation, à l’exception des catégories ci-dessous |
| Pièce d’identité du représentant légal (contrôle à l’inscription) | Le temps de l’instruction de la demande | Aucun : suppression au plus tard 30 jours après la décision sur la demande |
| Données de facturation et pièces comptables | Exercice en cours | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L. 123-22 du code de commerce) |
| Contrats signés avec Kwayet | Durée de la relation contractuelle | 5 ans après la fin de la relation (article L. 110-4 du code de commerce) |
| Certificats de preuve de signature électronique | Même durée que le contrat auquel ils se rapportent | 5 ans après la fin de la relation |
| Journaux techniques | 12 mois glissants | Aucun |
| Données de prospection | — | Suppression 3 ans après le dernier contact de votre part |
Les données des salariés de nos clients, traitées par Kwayet en qualité de sous-traitant, suivent le régime défini à l’article 8 des CGU-CGV : conservation pendant la durée du contrat de prestation, puis restitution ou suppression au choix du client, avec une purge complète au plus tard 90 jours après la fin du contrat.
8. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition (notamment à la prospection, à tout moment et sans motif), droit à la portabilité, droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, et droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour les exercer, écrivez à rgpd@kwayet.com. Nous vous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande ; ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en êtes informé. Un justificatif d’identité peut vous être demandé en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
9. Cookies
Le site utilise exclusivement des cookies techniques strictement nécessaires à son fonctionnement (session, authentification, sécurité), exemptés de consentement. Il n’utilise aucun cookie publicitaire ni traceur tiers ; c’est pourquoi aucun bandeau de recueil de consentement n’est affiché.
10. Sécurité
Kwayet met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données qu’elle traite : contrôle et limitation des accès aux seules personnes habilitées, prestataires sélectionnés pour leurs garanties de sécurité et liés par des engagements de confidentialité, journalisation des accès techniques. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, Kwayet en informe la CNIL et, lorsque la loi l’exige, les personnes concernées.
11. Modification de la présente politique
La présente politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution de nos services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d’un compte en sont informés.